Conhecendo o Access

Um pouco sobre a estrutura , componentes e o que é possivel fazer com o Access

Baixar o arquivo usado como exemplo

O que é o Access ?

O Access é um é um gerenciador de banco de dados com um banco de dados incorporado.

O banco de dados propriamente dito é um dos seus componentes – as Tabelas – onde os dados são armazenados fisicamente.

Os demais componentes permitem manipular esses dados de modo que eles sejam apresentados da forma que você deseja.

Técnicamente, todos os componentes do Access são chamados de objetos.

O Access é composto pelos seguintes objetos:

1) Tabelas : São o verdadeiro banco de dados. É o local onde os dados são armazenados.
2) Consultas : São elementos que servem, entre outras coisas, para ordenar e selecionar os dados das tabelas segundo critérios fornecidos pelo usuário.
3) Formulários : São a interface do usuário com os dados. Servem tanto para a entrada dos dados como para sua exibição.
4) Relatórios : Permitem apresentar os dados de forma que possam ser impressos.
5) Macros : Permitem automatizar tarefas e agregam funcionalidades sem a necessidade de código de programação.
6) Módulos : É um dos locais onde está armazenado o código de programação do Access. A liguagem de programação é o VBA (Visual Basic for Applications).
7) Páginas de acesso a dados: Permitem a interação do Access com a WEB. Não serão abordadadas aqui.

Este diagrama mostra como os objetos do Access interagem com os dados.

Observe :

1) as tabelas são a fonte primária dos dados manipulados pelos outros objetos.
2) esses dados podem ser passados para uma consulta e após terem sido selecionados por algum critério que você fornecer, podem ser a fonte de dados tanto para os formulários quanto para os relatórios.
3) os formulários são usados como interface para a entrada dos dados que são armazenados na tabela. A rigor, você também pode adicionar dados diretamente em uma tabela ou consulta, mas essas são interfaces pouco amigáveis para essa função.

Tabelas

A criação das tabelas é o primeiro passo na elaboração de um banco de dados no Access.

Para isso você deve definir quais informações vão ser colocadas nelas. Para efeito de exemplo, vamos pensar numa tabela com Nome, Altura e Data de nascimento. Veja que são informações de natureza diferente sobre uma mesma entidade (uma pessoa, um cachorro …). Numa tabela, cada informação de um determinado tipo é colocada em um elemento chamado Campo que possui duas propriedades : Nome do campo e tipo de dados.

Na figura abaixo veja como os campos são definidos em uma tabela no seu modo estrutura

Observe:

1) cada linha define um campo através de um nome e um tipo
2) há diversos tipos possíveis de dados, cada um adequado à natureza da informação que você deseja armazenar.

Veja como os dados são mostrados na tabela criada acima

Observe:

1) na tabela os campos aparecem como colunas
2) o conjunto de dados da entidade citada acima (neste caso uma pessoa) são agrupados em uma linha que é chamada de Registro.
3) que os registros não obedecem a nenhuma ordem em relação ao nome, altura ou data de nascimento. Eles são apresentados na ordem em que foram adicionados à tabela.

Consultas

Com elas você pode, entre outras coisas, ordenar e selecionar dados de uma tabela.

A figura mostra uma consulta no seu modo estrutura.

1) Na janela superior é mostrada a tabela que serve de origem dos dados para a consulta. Usamos uma tabela, mas a origem dos dados poderia ser também uma outra consulta criada anteriormente.
2) Na janela inferior foram adicionados os campos da tabela (colunas)
3) Na terceira linha foi determinado que a classificação do nome deve ser Crescente.

Veja o resultado da consulta comparado ao da tabela.

Se desejarmos selecionar quais pessoas tem altura igual ou superior a 1,70 alteramos a consulta conforme a figura abaixo.

1) Foi eliminada a classificação do nome
2) Foi acrescentada a classificação Decrescente à altura
3) Como critério para a altura foi acrescentado o valor maior ou igual a 1,70

Veja o resultado mostrando somente os registros com altura >= 1,70 ordenados em ordem decrescente

Outras funções possíveis das consultas são: criar tabelas ; atualizar, acrescentar e excluir dados de uma tabela.

Formulários

Os formulários servem de interface entre o usuário e os dados.

A figura mostra um formulário em que a origem dos registros é a tabela mostrada no início.

Para verificar onde se define a origem dos registros do formulário, siga estes passos:

1) Clique com a direita na barra superior do formulário
2) Na janela que vai aparecer, clique em Estrutura do formulário
3) Clique novamente na barra superior do formulário
4) Na janela que vai aparecer, clique em Propriedades
5) Clique na aba “Todas” e vá para a primeira linha

A área destacada em vermelho mostra que a origem dos registros desse formulário é a Tabela1

Na janela de propriedades do formulário, se você clicar no botão indicado pela seta, aparecerá uma lista das tabelas e consultas que podem ser a origem dos seus registros.

Se você trocar a origem dos registros da Tabela1 para a Consulta1 os dados serão apresentados como na figura abaixo.

Observe:

1) A diferença nos dados apresentados quando a origem dos registros é a tabela e a consulta
2) Que o formulário baseado na consulta mostra somente os registros com altura >= 1,70 em ordem decrescente como definido na consulta acima.

Os formulários do Access tem dois modos padrão:

1) Formulário simples – Apresenta um registro de cada vez
2) Formulário contínuo – Apresenta uma lista com todos os registros

Relatórios

A definição da origem dos registros de um relatório segue os mesmos passos da definição para um formulário.

A figura abaixo mostra um relatório baseado na tabela.

Macros , Procedimentos de evento e Módulos

Antes de entrar diretamente no assunto, é preciso saber o que sâo Objetos e Eventos.

Objetos

São elementos que podem responder a uma ação seja do usuário ou definida através de programação e que executam uma determinada função.

Esses objetos podem conter outros objetos. Um automóvel é um objeto que possui outros objetos (direção, motor, rodas …) cada um deles com uma determinada função. Analogamente, um formulário possui outros objetos (campos, botões, subformulários …) chamados Controles e que possuem funções específicas.

Cada tipo de objeto possui um determinado conjunto de Propriedades que definem as suas características como forma, cor, tamanho etc. No tópico sobre formulários, quando se definiu a origem do registro com o nome de uma tabela, foi definida uma propriedade desse formulário.

Além disso, os objetos possuem Métodos. Um método é um modo de realizar uma ação específica. Quando você abre um formulário do Access, você está executando um método do objeto Formulário.

Resumindo :

1) O Access possui vários objetos com funções específicas.
2) Os objetos podem conter outros objetos.
3) Os objetos possuem Propriedades que definem suas características e Métodos que definem suas ações.

Eventos

Citando a definição da Microsoft :

” O que é um evento ?

Um evento é uma ação específica que ocorre em ou com um determinado objeto. O Microsoft Access pode responder a vários eventos: cliques de mouse, alterações em dados, abertura ou fechamento de formulários e muitos outros. Os eventos geralmente são o resultado da ação do usuário.

Utilizando um procedimento de evento, você pode adicionar sua própria resposta personalizada a um evento que ocorra em um formulário, relatório ou controle.

O que é um procedimento ?

Um procedimento é uma unidade de código do Microsoft Visual Basic. Ele contém uma série de instruções e métodos que executam uma operação ou calculam um valor. ”

Os procedimentos de evento poder ser armazenados em formulários, relatórios e módulos.

Este diagrama mostra como essas coisas acontecem quando se clica e um um botão de comando de um formulário

Ao se clicar no botão, é acionado um evento chamado AoClicar do botão. Essa ação dispara o procedimento de evento correspondente que através do método OpenForm executa a abertura do formulário2.

Resumindo:

1) Um evento é uma ação associada a um objeto.
2) Um Procedimento de evento é o código executado em resposta a essa ação.
3) O código é uma instrução escrita de acordo com regras definidas pela linguagem de programação do Access, conhecida como VBA (Visual Basic for Applications).

E, para que serve tudo isso ?

Macros, módulos e procedimentos de evento permitem que você personalize e agregue funcionalidades ao Access de acordo com as suas necessidades e isso se consegue através de programação.

Macros funcionam como assistentes de programação. Nelas, você ordena as ações que deseja executar de forma coerente e elas se incumbem de executar o código necessário.

Esta é a macro que executa o evento do botão “Abre formulário com Macro” do diagrama acima.

Na parte superior você escolhe um nome para a macro e as ações desejadas em seguência e na inferior seleciona a quem se aplica a ação e o modo como essa ação deve ocorrer. Essas definições são feitas a partir de listas pré-definidas cujos itens aparecem quando você clica no campo correspondente.
Ela abre o Formulário2 e faz com que ele ocupe a tela toda (Maximizar).

Para que ela funcione é necessário associar a macro ao evento do botão do formulário. Para isso, você deve abrir o formulário no modo estrutura, selecionar o botão e acessar a janela de propriedades do formulário (veja como na discussão sobre formulários) e clicar na aba Evento.

Para usar código para executar uma ação, você deve definir o evento desejado (no caso Ao clicar) como procedimento de evento e então escrever as instruções necessárias como mostrado nas figuras abaixo.

Macros ou Procedimentos de evento ?

Com macros você pode fazer muita coisa. Com procedimentos de evento você pode tudo !
Macros são mais intuitivas e mais fáceis de aprender a usar.
Procedimentos de evento exigem mais tempo e disposição para o aprendizado mas permitem explorar todos os recursos do Access.

Se você pretende ir fundo, esqueça as macros e parta direto para a programação. MInha sugestão : Vá a uma livraria e compre um livro sobre o assunto. A internet tem informação de qualidade mas na grande maioria das vezes ela é fragmentada. Com um livro você vai ter um aprendizado mais estruturado.
Se você está interessado no Access e não pretende muito ou ainda, não sabe direito onde quer chegar, use as macros para começar. Se suas necessidades aumentarem com o tempo, seu trabalho não estará perdido. O Access possui um recurso de conversão de macros em procedimentos de evento que depois você pode alterar como desejar.

Finalmente, um Módulo é o local que você pode usar para escrever código não diretamente associado a nenhum evento.

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5 Responses to Conhecendo o Access

  1. helio says:

    Ok ! muito bom os exemplos , porem quero saber com fazer uma busca de um registro em um loop de atualização em uma tabela diferente da que estou usando no formulario ex. ( estou com codigo 100 da tabela de produto e quero gravar este produto o numero de vezes que exite na quantidade no tabela de etiquetas )

    • *Helio*

      Obrigado pelo contato !

      Vou tentar interpretar a sua questão da maneira que eu entendi.

      Você tem uma tabela de produtos que á a fonte de dados do seu formulário.

      Esse produto tem um código( nº 100) e algum tipo de informação ligado a ele (digamos : descrição)

      Você tem uma tabela de etiquetas que tem o código do produto ( n º 100) e uma quantidade (digamos : 5) associada ao código.

      Veja se é isto que você quer fazer :

      Você quer achar o código 100 no formulário e gravar , digamos a descriçãoo, 5 vezes na tabela etiquetas .

      É isso ?

      Se não for, tenta descrever qual o objetivo do que você quer fazer . Tipo : a partir do código do produto eu quero gerar 5 etiquetas com a descrição ligada ao código. Fica mais fácil de entender

      Abraço

      Paulão

  2. Rosira Ramos says:

    Muito boa sua explanação !

  3. Helio

    Como você viu, o que as pessoas chamam informalmente de banco de dados é formado por duas “entidades”. O banco de dados propriamente dito que é local onde os dados são armazenados e um sistema gerenciador do banco de dados (SGBD) que manipula os dados armazenados.

    Antes do aparecimento do Access os gereciadores de bancos de dados mais populares (Dbase, Clipper ..) trabalhavam em cima de um banco de dados que usava um formato chamado dbf (database file). Isso tinha a vantagem de você poder escolher o gerenciador para trabalhar com ele e também que, independente do gerenciador, os dados eram intercambiáveis facilmente.

    Como a Microsoft domina o mercado, ela criou o Access e embutiu tudo (gerenciador e banco de dados) em um pacote só. Desse jeito ela estrangulou os fabricantes de gerenciadores e ficou dona do mercado.

    Baseado nisso, a melhor estratégia para se livrar do Office começa pela escolha do local onde os dados vão ser armazenados.

    Minha sugestão é que você pesquise sobre uma linguagem de armazenamento de dados chamada XML.

    Veja na Wikipédia : https://pt.wikipedia.org/wiki/XML

    Essa linguagem tem uma série de vantagens : é baseada em arquivos tipo texto; é padronizada e intercambiável.

    Se você perquisar na internet, certamente vai encontrar vários gerenciadores que usam esse formato de banco de dados.

    Uma alternativa é o uso de uma linguagem chamada SQL.

    Veja a Wikipédia : https://pt.wikipedia.org/wiki/SQL

    Ela não é um banco de dados, mas uma linguagem de manipulação de banco de dados e existem bancos de dados de uso livre (não proprietários) que podem ser usados por diferentes gerenciadores.

    Uma alternativa mais radical é aproveitar e se livrar também do Windows, usando alguma das distribuições do Linux.

    Aqui, minha sugestão é usar uma distribuição chamada : Ubuntu . Ela é voltada para usuários leigos em Linux e muito fácil de instalar e usar.

    Para concluir, faça uma pesquisa usando os termos :

    1) bancos de dados software livre
    2) alternativas ao access

    Abraço

    Paulo

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